الکترونیکی شدن پرونده‌ها، بستر مناسبی برای گردش الکترونیکی اسناد است

هاشم کارگر معاون توسعه فناوری و خدمات الکترونیک ثبتی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در گفت‌وگو با خبرنگار گروه حقوقی و قضایی از ایجاد آرشیو الکترونیک ملک در سازمان ثبت اسناد خبر داد و گفت: یکی از مشکلات موجود در سازمان ثبت اسناد و املاک، افزایش روز به روز حجم مدارک و اسناد است. روش‌های سنتی برای مدیریت و نگهداری از این اسناد با کاستی‌هایی همراه هستند.

وی گفت: امروزه با پیشرفت تکنولوژی، لزوم دسترسی آنلاین به اسناد و مدارک به یک نیاز مبدل گشته است. بدیهی است که تهیه نسخه الکترونیکی از پرونده‌های ملک علاوه بر ایجاد اطمینان از وجود نسخه ای امن از پرونده‌های کاغذی موجود، دسترسی آنلاین به پرونده را برای کارشناسان مرتبط در داخل اداره مربوطه و همچنین سطوح مدیریتی در سازمان مهیا خواهد ساخت.

این مقام مسئول ادامه داد: همچنین با الکترونیکی شدن پرونده‌ها، بستر مناسبی برای گردش الکترونیکی اسناد و حذف تدریجی کاغذ از چرخه کاری ادارات مهیا خواهد شد.

معاون توسعه فناوری سازمان ثبت اسناد و املاک کشور افزود: در نهایت، مدیریت و نگهداری از داده‌ها و اسناد الکترونیک به مراتب آسان تر از مدیریت و نگهداری از اسناد کاغذی خواهد بود.

کارگر به بیان مزایای آرشیو الکترونیکی ملک پرداخت و گفت: تهیه آسان نسخه پشتیبان از فایل، نگهداری از نسخه‌های پشتیبان بر روی چند سرور و در صورت لزوم در چند مکان فیزیکی متفاوت، فایل مربوط به تصاویر به مرور زمان فرسوده نخواهد شد.

این مقام مسئول ادامه داد: با ایجاد آرشیو الکترونیکی فرآیند بایگانی تا حد زیادی الکترونیک خواهد شد. امکان حذف و یا خدشه به فایل‌ها در حین گردش کار  وجود ندارد و در صورت نیاز مدیران ارشد، امکان دسترسی آنلاین به پرونده در هر نقطه از سازمان وجود خواهد داشت.