مزایای دفتر الکترونیک ازدواج از زبان معاون سازمان ثبت اسناد و املاک کشور

- روز گذشته رئیس کانون سردفتران ازدوج و طلاق از فعال شدن ثبت الکترونیکی ازدواج در سراسر کشور خبر داد.

مهدی اقبال معاون اسناد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور با اشاره به تلاش‌های این سازمان در این زمینه، تصریح کرد: مطابق قانون و با عنایت به دستور ریاست سازمان ثبت اسناد و املاک کشور مبنی بر راه اندازی دفتر الکترونیک ازدواج، دفتر توسعه سامانه‌ها و خدمات الکترونیک ازدواج در سامانه ثبت وقایع ازدواج و طلاق طراحی شد و از تاریخ ۱۴۰۰/۰۵/۲۳ دفاتر ازدواج استان همدان و ۱۴۰۰/۰۶/۰۶ استان کردستان به صورت پایلوت و از تاریخ ۱۴۰۰/۰۷/۱۸ به صورت کشوری راه اندازی گردید.

وی از جمله مزایای این اقدام را افزایش امنیت نگهداری اطلاعات، جلوگیری از به وجود آمدن تناقض در تنظیم سند، سهولت در بررسی استعلام، افزایش سرعت دسترسی به اسناد تنظیم شده و جلوگیری از خطا‌های انسانی در تنظیم سند عنوان کرد.

شیوه‌ نامه بهره‌ برداری از دفتر الکترونیک ازدواج که از سوی دکتر خداییان رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور ابلاغ شده به شرح زیر است:

در اجرای مقررات ماده (۷) قانون جامع حدنگار (کاداستر) کشور مصوب ۱۳۹۳.۱۱.۲۹ و مواد (۵) و (۱۱) آئین‌نامه اجرایی این قانون مصوب ۹۵.۱.۲۲، باتوجه به ایجاد زیرساخت و نرم‌افزار‌های مورد نیاز و فراهم شدن زمینه راه‌اندازی و بهره‌برداری از دفتر ازدواج به صورت الکترونیک در کلیه دفاتر ازدواج سراسر کشور، شیوه‌نامه بهره‌برداری از دفتر الکترونیک ازدواج به شرح زیر ابلاغ می‌گردد:

ماده (۱) - از تاریخ ۱۴۰۰.۰۵.۰۱ دفتر الکترونیک ثبت ازدواج در تمامی دفترخانه‌های رسمی ازدواج مورد بهره‌برداری قرار می‌گیرد.

از این تاریخ ثبت رسمی تمام وقایع ازدواج و اقدامات تبعی یا اقدامات حقوقی احتمالی منتسب به آن صرفاً در دفتر الکترونیک خواهد بود و ثبت سند جدید در دفاتر دست‌نویس ممنوع است.

ماده (۲) - سردفتر مکلف است قبل از بهره‌برداری از دفتر الکترونیک، ذیل آخرین سند ثبت شده در دفتر دست‌نویس را مسدود نموده و اطلاعات سند مذکور را به همراه تعداد کل دفاتر دست‌نویس سردفتر، در "فرم‌بهره‌برداری از دفتر الکترونیک ازدواج" که در سامانه تعبیه شده، ثبت و با گواهی امضای الکترونیک خود، تأیید نماید.

تبصره (۱) _ چنانچه بیش از آغاز بهره‌برداری از دفتر الکترونیک، شناسه یکتای سند از طریق سامانه دریافت شده اخذ امضاء در دفتر دست‌نویس نیز صورت گرفته باشد. سردفتر مکلف است حداکثر تا یک ماه پس از بهره‌برداری از دفتر الکترونیک، تأئید نهایی این اسناد را در سامانه انجام دهد.

تبصره (۲) _ سردفتران رسمی ازدواج مکلف به حفظ و نگهداری دفاتر دست‌نویس در دفترخانه بوده و هرگونه حذف، اضافه، یا تغییر در دفاتر مذکور، مستوجب مسئولیت قانونی خواهد بود.

تبصره (۳) _ رؤسای واحد‌های ثبتی مکلفند بر اساس چک لیست تنظیم شده توسط معاون امور اسناد، نسبت به بررسی روند بهره‌برداری از دفتر الکترونیک و نیز نحوه حفظ و نگهداری دفاتر دست‌نویس و همچنین کنترل صحت اطلاعات مندرج در فرم بهره‌برداری از دفتر الکترونیک اقدام و مراتب را تأیید نمایند.

ماده (۳) _ برای تنظیم اسناد در دفتر الکترونیک، سردفتر مکلف است پس از تنظیم سند در سامانه و اخذ شناسه یکتا، نسخه پشتیبان سند را چاپ و نسبت به اخذ امضای زوجین و شهود ازدواج و حسب مورد معتمد اقدام نموده و این نسخه را پس از امضاء سر دفتر به مهر دفترخانه ممهور نماید.

تبصره_ نسخه پشتیبان، مختص بایگانی در دفترخانه بوده و تحویل اصل یا تصویر آن به اصحاب سند ممنوع است.

ماده (۴) _ سردفتر مکلف است در محل دفترخانه و هم‌زمان با اخذ امضای زوجین و شهود واقعه در نسخه پشتیبان، اثرانگشت سبابه دست راست آن‌ها را صرفاً از طریق سامانه جهت ضبط در دفترالکترونیک اخذ و ثبت نماید. چنانچه امکان اخذ اثرانگشت سبابه دست راست شخص فراهم نباشد لازم است سردفتر با ذکر علت، اثرانگشت یکی دیگر از انگشتان دو دست شخص را به ترتیب درج شده در سامانه، در دفتر الکترونیک ثبت نماید.

تبصره (۱) _ چنانچه امکان اخذ هیچ یک از آثار انگشت دو دوست شخص فراهم نباشد. اثر انگشت پای شخص به ترتیب درج شده در سامانه اخذ و ثبت گردد.

تبصره (۲) _ در صورتی که اخذ هیچ یک از آثار انگشت دست و پای شخص امکان‌پذیر نباشد، باید اطلاعات فرد معتمدی که توسط شخص مذکور معرفی می‌گردد. در سامانه ثبت و اثرانگشت معتمد در دفتر الکترونیک اخذ و ثبت گردد.

ماده (۵) _ اخذ امضاء و اثر انگشت اشخاص مرتبط با سند، در خارج از محل دفترخانه ممنوع است. در خصوص زندانیان و بیماران، مطابق قوانین و مقررات مربوط اقدام خواهد شد.

ماده (۶) _ سردفتر مکلف است طبق مقررات و حسب مورد اطلاعات تمامی اشخاص غیر اصیل نظیر وکیل، ولی، قیم، نماینده، معتمد، معرف، مترجم، شاهد که باید ثبت سند را تأئید نمایند. در قالب اقلام اطلاعات هویتی تعبیه شده در سامانه ثبت و ارتباط آن‌ها را با اشخاص اصیل معین نموده و اثرانگشت آن‌ها را در دفتر الکترونیک ثبت نماید.

تبصره_ ثبت اطلاعات هویتی اشخاص مرتبط با سند در بخش‌های توضیحات یا متون حقوقی سند، ممنوع است.

ماده (۷) _ چنانچه پس از تنظیم در سامانه و اخذ شناسه یکتا مشخص شود نواقصی نظیر عدم درج اطلاعات اشخاص برای اخذ اثرانگشت و یا لزوم حذف و اضافه در مورد اشخاص مرتبط و یا مفاد سند وجود دارد. سردفتر مکلف است شناسه این سند را در سامانه بی‌اثر نموده و پس از تنظیم مجدد سند و تکمیل اطلاعات، نسبت به اخذ شناسه جدید در سامانه اقدام نماید.

ماده (۸) _ پس از اخذ امضای اشخاص مرتبط با سند و ثبت اثرانگشت آن‌ها در سامانه، سردفتر باید با امضای الکترونیک و اثر انگشت، دفتر الکترونیک را تأیید نماید و بلافاصه پس از تکمیل سند ازدواج، نسبت به تحویل آن به ذینفع اقدام نماید.

تبصره_ سردفتر مکلف است نسخه پشتیبان دریافت شده از سامانه را به صورت مجلد حاوی یک صد سند تنظیم و در محلی ایمن در دفترخانه نگهداری نماید.

ماده (۹) _ نظارت بر اجرای صحیح این شیوه‌نامه بر عهده معاون امور اسناد، معاون توسعه فناوری اطلاعات و خدمات الکترونیک ثبتی و مدیر کل دفتر بازرسی و مدیریت عملکرد و مدیران کل ثبت اسناد و املاک استان‌ها می‌باشد.