توضیحات مدیرکل ثبت اسناد و املاک تهران در مورد نحوه نوبت دهی در دفاتر اجرا اسناد رسمی/ زیرساخت‌های الکترونیکی کردن تمام فرآیند‌های اجرای ثبت و برون سپاری آن فراهم شده است
-در پی انتشار مطلبی در خصوص «تجمع افراد در اجرای اسناد رسمی و نحوه نوبت دهی» مدیرکل ثبت اسناد و املاک استان تهران، جهت تنویر افکار عمومی توضیحاتی را ارائه کرد.
عبدالحسین رامشی اظهار کرد: بر اساس قانون برنامه ششم توسعه، دارندگان اسناد رسمی ملزم شده اند برای اجرای مفاد اسناد رسمی خود صرفاً به ادارات اجرای ثبت اسناد مراجعه کنند و این امر موجب شده است که تعداد مراجعان به این واحد‌ها چندین برابر شود.
وی افزود: با توجه به این موضوع و پاسخگویی به تراکم فراوان مراجعان و انجام درخواست‌های مردم، سازمان ثبت اسناد و املاک کشور تدابیر و اقداماتی را انجام داده است.
مدیرکل ثبت اسناد و املاک تهران یادآور شد: نخست اینکه نسبت به افزایش تعداد نیرو‌های واحد‌های اجرا اقدام کرده و هرچند سازمان اداری و استخدامی کشور مجوز لازم جهت تأمین نیرو را صادر نکرده، لکن در راستای رفع این کمبود از کارکنان سایر ادارات ثبت اسناد به ادارات اجرای اسناد رسمی مأمور کرده است.
وی افزود: در گام دوم و مهم‌ترین اقدام، الکترونیکی کردن تمام فرآیند‌های اجرای ثبت و برون سپاری آن است که کلیه زیرساخت‌ها فراهم شده است.
رامشی ادامه داد: در اجرای این طرح، متقاضیان اجرای اسنادرسمی لازم الاجرا به جای مراجعه به واحد‌های اجرا به دفاتر اسنادرسمی مراجعه و تقاضای خود را ثبت می‌کنند که همه درخواست‌ها به صورت الکترونیکی به واحد‌های ثبتی ارسال می‌شود.
مدیرکل ثبت اسناد و املاک تهران اظهار کرد: واحد‌های مذکور به صورت الکترونیکی از بانک ها، اطلاعات مالی افراد را استعلام و نسبت به شناسایی اموال مدیون اقدام می‌کنند، درصورت شناسایی اموال مدیون نسبت به توقیف آن اقدام و مطالبات بستانکار پرداخت می‌شود، لذا در این طرح ضرورتی به حضور افراد در واحد‌های اجرا نخواهد بود.
رامشی ادامه داد: در صورت اجرای کامل این طرح شناسایی اموال، توقیف، ابلاغ و اخطاریه‌ها تماما بصورت الکترونیکی انجام می‌شود و در هر مرحله هم به متقاضی به صورت الکترونیکی نتیجه کار منعکس می‌شود.
وی تاکید کرد: با اجرایی شدن کامل این طرح علاوه بر ارتقای سلامت اداری و تسریع و دقت در روند درخواست مراجعان، صرفه جویی در وقت و هزینه‌ی مردم و جلوگیری از رفت و آمد‌های درون شهری از جمله مزایای آن می‌باشد. البته، چون برای اجرای این طرح، در دفاتر اسناد رسمی نیز باید زیرساخت ها‌ی لازم شکل می‌گرفت، لذا با همکاری کانون‌های سردفتران استان‌ها تجهیز دفاتر اسناد رسمی در شرف اتمام است.
مدیرکل ثبت اسناد و املاک کشور در خصوص فیش نوبت دهی منتشر شده و انتظار طولانی در صف، بیان داشت: هرچند تعداد مراجعان به اجرا زیاد است؛ اما مدت انتظار آن‌ها برای دریافت پاسخ کوتاه است. لکن، چون دستگاه نوبت دهی در قسمت زمان انتظار نواقصی داشته، ساعت انتظار در آن به درستی قید نشده است.
وی افزود: تعداد افرادی که از صبح تا ظهر مراجعه می‌کنند ممکن است ۵۰۰ الی ۶۰۰ نفر باشند، ولی چون تعداد کافی کارمند برای خدمت رسانی در نظر گرفته شده است، لذا مدت انتظار مراجعان زیاد نیست.
رامشی در مورد شلوغی واحد‌های اجرا نیز گفت: بسیاری از افراد همراهان متقاضی اجرا هستند، مثلاً خانمی که مهریه خود را به اجرا می‌گذارد چند نفر از اعضای خانواده را به همراه می‌آورد درحالی که نیازی به حضور آن‌ها نیست و این موضوع فقط موجب شلوغی و تجمع در اطراف ادارات می‌گردد. البته طرح الکترونیکی کردن فرآیند‌های اجرای اسنادرسمی که در حال اجرا است و این تجمعات را از بین خواهد برد؛ زیرا با نهایی شدن این طرح، متقاضیان به دفاتر اسنادرسمی مراجعه می‌کنند که تعداد این دفاتر در سطح کشور بیش از ۱۰۵۰۰ دفتر است.
وی در پاسخ به سئوالی مبنی بر اینکه نسبت به اصلاح دستگاه نوبت دهی چه اقدامی شده و ایراد دستگاه چه بوده است، اظهار کرد: همکاران نسبت به اصلاح آن اقدام کرده اند و ایراد دستگاه نیز این بود که اولاً آماری را که ارائه می‌داد آمار افرادی بود که از صبح به اداره اجرا مراجعه کرده بودند و کارشان هم انجام شده بود و رفته بودند، ولی دستگاه آمار آن‌ها را کسر نمی‌کرده، بلکه بعنوان کسانی که در انتظار پاسخ هستند نشان می‌داده است.
به طور مثال، اگر از صبح تا ساعت ۱۱ تعداد ۴۰۰ نفر مراجعه کرده بودند و ۳۸۰ نفر آن‌ها کارشان انجام شده و رفته بودند و افراد در لیست انتظار ۲۰ نفر باقی می‌ماند. در دستگاه نوبت دهی تعداد ۳۸۰ نفر کم نمی‌شده و نفر سیصدم را که به اصطلاح نفر بیستم در نوبت انتظار بود نفر سیصدم در انتظار نشان می‌داد.