ایجاد اتاق‌های فکر و ایده پردازی برای بهبود عملکرد کانون/ بازدید مستمر از دفاتر خدمات الکترونیک قضایی با هدف اصلاح امور و رفع نواقص
به گزارش خبرنگار گروه حقوقی و قضایی ، هدایتی مدیرعامل کانون دفاتر خدمات قضایی در همایش خدمات الکترونیک قضایی که در مشهد مقدس برگزار شد، با اشاره به کانون دفاتر خدمات اکترونیک قضایی گفت: ساختاری چنین جدید التأسیس، لازم بود به هر طریق مقتضی به جامعه( اعم از جامعه‌ی گسترده‌ی داخلی قوه قضاییه و جامعه‌ی بیرون از آن) معرفی گردد. لذا در این راستا اقدامات متعددی انجام پذیرفت که در ادامه شرح خواهیم داد.
هدایتی با اشاره به شناسه‌ی کانون تصریح کرد: مهمترین اقدام در راستای شناسه و شناسنامه کانون و اعتبار بخشی و هویت بخشی به آن، تدوین اساسنامه‌ی کانون بود که بالغ بر بیست جلسه‌ی هیئت مدیره نسبت به تدوین اساسنامه‌ی کانون و پیشنهاد آن پس از ملاحظه ی انواع اساسنامه و مقررات نهادهای مشابه از قبیل کانون وکلا و کانون سردفتران اسناد رسمی و کانون کارشناسان اقدام گردید و ماحصل آن به ریاست محترم مرکز و پس از اعمال نقطه نظرات ایشان، به محضر ریاست محترم قوه قضاییه عرضه شد و معظم له نیز نسبت به تایید اساسنامه اقدام فرمودند .
وی ادامه داد: حسب مقررات، اساسنامه در روزنامه رسمی چاپ گردید و به اداره ثبت شرکتها ، جهت ثبت در سامانه مربوطه ارسال شد.
هدایتی افزود: اساسنامه کانون در سال جاری با عنایت به مقتضیات زمانی و موارد مستحدثه، مشمول اصلاحاتی گردید و پس از اعمال تغییرات لازم، مجددا به تصویب ریاست محترم قوه قضاییه رسید. همچنین در راستای شناسه‌ی کانون، اقدامات متعدد دیگری از قبیل اختصاص شناسه‌ی ملی به کانون، درج شماره تلفن‌های کانون در سامانه‌های مخابراتی و اینترنتی از قبیل 118 و هماهنگی با سازمان زیبا سازی شهرداری تهران جهت نصب تابلوهای راهنما در منطقه‌ی مرکزی شهر اقدام شد.
وی گفت: ایجاد سایت کانون، اقدام قابل توجه دیگری بود که با هماهنگی متخصصین این حوزه انجام پذیرفت و در این بخش، کانون در حال اجرای پروژه‌ی توسعه‌ی سایت اینترنتی است. در همین راستا به منظور ارتباط شایسته میان کانون و دفاتر و مراجع قضایی، سامانه‌ی پرتال کانون به آدرس : WWW.kdkr.ir طراحی، اجرا و راه اندازی گردیده است.
وی خاطرنشان کرد: آخرین اقدام قابل ذکر و قابل توجه در این بخش، اخذ مجوز نشریه‌ی کانون، موسوم به "حاق" ( حقوق تجارت الکترونیک) است که تاکنون یک شماره از آن به صورت آزمایشی منتشر گردیده و با عنایت به برنامه ریزی‌های لازم برای تغییر ساختار و کیفیت، فرم و محتوای نشریه مذکور، شمارگان جدید آن، ان شاءالله به زودی منتشر خواهد شد.
هدایتی در مورد ایجاد کمیسیون‌ها و تشکیل جلسات تصریح کرد: یکی از مهمترین ابزارها برای پیشرفت و بهبود عملکرد یک سازمان، استفاده از خرد جمعی و بهره مندی از نظرات قاطبه‌ی افرادی است که با آن سازمان در ارتباط سازمانی هستند. از جمله‌ی روش‌های دستیابی به خرد جمعی، ایجاد اتاق‌های فکر و مشورت و ایده پردازی است که این مهم، در کانون با تشکیل کمیسیون‌های پنجگانه عینیت یافته است. در کانون ازابتدای تشکیل آن، چهار کمیسیون موسوم به کمیسیون‌های " طرح، برنامه و فناوری" ، " روابط عمومی و امور رفاهی" ، " آموزش" و " حقوقی و معاضدت قضایی" شکل گرفت و اخیراً نیز کمیسیون "بازرسی و نظارت" به آنها اضافه شده است.
وی اضافه کرد: هر کمیسیون دارای یک رئیس ( از اعضای هیئت مدیره) و یک نایب رئیس و یک دبیر می‌باشد اعضای کمیسیون‌ها صرفا از میان مدیران دفاتر خدمات قضایی انتخاب می شوند.
هدایتی خاطرنشان کرد: جلسات کمیسیون‌ها با هدف ارائه مشورت در خصوص موضوعات ارجاعی از هیئت مدیره تشکیل می شود و کمیسیون‌ها در واقع بازوی مشورتی هیئت مدیره می باشند.در دوره‌ی اول هیئت مدیره بیش از 100 جلسه کمیسیون‌ها برگزار گردید و تصمیم سازی‌های مناسبی در راستای مطالبات هیئت مدیره انجام پذیرفت ، در هر دوره اعضای کمیسیون‌ها با اعلام فراخوان و با اعلام تمایل مدیران محترم انتخاب می شوند و هر یک از مدیران محترم دفاتر سراسر کشور، در صورت امکان و تمایل می‌توانند به عضویت کمیسیون‌ها درآیند و در جلسات شرکت نمایند.
وی اضافه کرد: به منظور امکان گردش صحیح و دقیق عملیات اداری و سازمانی در کانون، نمودار سازمانی کانون تدوین و بخش‌های مختلف کانون از قبیل: اداری، مالی، روابط عمومی، پشتیبانی، فناوری، دفترهیئت مدیره و مدیرعامل محترم تعیین و وظایف هر یک از آنها مستقلاً تعریف گردیده است و در حال حاضر، کانون تحت مدیریت هیئت مدیره اداره می شود و عملیات اجرایی و اقدامات مورد نظر هیئت مدیره، توسط مدیرعامل محترم ( که خود یک از اعضاء هیئت مدیره می باشند) انجام می‌پذیرد.
هدایتی اقزود: یکی از اقدامات انجام یافته در کانون، جذب نیروی انسانی لازم با رعایت توانمندی‌های هر فرد، با توجه به ملاحظه‌ی نیازمندی‌های کانون بوده است. در حال حاضر در کانون حدود 20 نفر از همکاران محترم در بخش‌های مختلف مشغول به خدمت می باشند.
مدیرعامل کانون دفاتر خدمات الکترونیک قضایی اظهار کرد: از جمله ضرورت‌های فعالیت هر سازمان، مقررات و ضوابطی است که حدود، وظایف و اختیارات آن سازمان و زیر مجموعه‌های سازمان را مشخص می‌کند، در کانون از ابتدای تأسیس، ضرورت تدوین و تصویب ضوابط و مقرراتی که حدود و صغور وظایف و اختیارات را مشخص نماید به شدت احساس می شد.
وی ادامه داد: در همین راستا، مستندات و پیش نویس‌های لازم برای سطوح مختلف عملکردی تدوین و برخی از آنها به تصویب هیئت مدیره ، برخی به تصویب ریاست مرکز آمار و فناوری اطلاعات و مواردی نیز به تصویب ریاست محترم قوه قضاییه رسید. در مجموع، بیش از یکصد جلسه هیئت مدیره در طول سالهای اخیر به آماده سازی این گونه مقررات اختصاص یافته است.
هدایتی با اشاره به موارد تدوین و تصویب شده گفت: نظامنامه کانون، اساسنامه کانون، آیین نامه مالی و معاملاتی کانون، شیوه نامه‌های بازرسی، ضوابط تشکیل و اداره کمیسیون‌ها، تثبیت شخصیت حقوقی کانون، آیین نامه داخلی کانون، نظام نامه‌ی آموزشی، شیوه نامه‌های هیأت‌های انتظامی و شیوه نامه‌های هیأت اجرایی انتخابات، اشاره کرد، بسیاری ازاین مقررات، مشمول اصلاحات بعدی و بازنگری در راستای اثر بخشی بیشتر آنها گردیده است.
هدایتی افزود: کانون در بدو تشکیل با هیئت مدیره پنج نفره اداره می گردید و لیکن پس از تجربه یک دوره‌ی سه ساله، با شناسایی برخی آسیبها و فرصت‌ها و تهدیدها، نهایتا تصمیم ریاست محترم مرکز بر این شد که هیئت مدیره به 7 نفر افزایش یابد. لذا در حال حاضر هیئت مدیره متشکل از: نماینده تام الاختیار ریاست محترم مرکز، دو نفر از قضات با تجربه، مدیر عامل کانون، دو نفر از مدیران دفاتر( به انتخاب مدیران دفاتر) و مدیر کل خدمات الکترونیک قضایی قوه قضاییه می باشد.
وی خاطرنشان کرد: برابر مقررات، از میان 2 نفر مدیر دفتر عضو هیئت مدیره، یک نفر باید به ریاست هیئت مدیره برگزیده و دیگری، خزانه دار کانون باشد. تاکنون بالغ بر 220 جلسه هیئت مدیره تشکیل و قریب به یک هزار مصوبه صادر و اجرا گردیده است.
هدایتی گفت: ساماندهی گردش مالی و کنترل ورود و خروج نقدینگی و اساساً هر گونه تحرک مالی، مستلزم ایجاد یک سامانه‌ی دقیق و اعمال نظارت مستمر بر این سامانه است. در همین راستا، مدیریت مالی و حسابداران در کانون تعیین و مستقر شده و تمام عملیات مالی در سامانه‌های الکترونیکی ثبت و ضبط گردیده و موسسه حسابرسی منتخب که از میان حسابرسان برجسته و توانمند معرفی گردیده است مرتبا بر عملیات مالی نظارت نموده و بحمدالله کلیه اسناد کانون مورد تأیید سازمان های ذی ربط و دستگاه‌های نظارتی واقع گردیده است. نظام مالی کانون تحت نظارت خزانه داری کانون که از میان مدیران دفاتر، انتخاب شده است) می باشد.
مدیرعامل کانون دفاتر خدمات الکترونیک قضایی تصریح کرد: یکی از اقدامات کم نظیر و بلکه بی نظیر در کشور، برگزاری انتخابات الکترونیک با استفاده از ظرفیت فضای مجازی بود. انتخابات اخیر هیئت مدیره که منجر به انتخاب دونفر از مدیران دفاتر به عنوان عضو هیئت مدیره گردید از طریق سایت کانون به صورت الکترونیک و با شرکت اکثریت قابل توجهی از مدیران محترم دفاتر و در محیطی امن و مطمئن و بدون حتی یک مورد اعتراض برگزار گردید.
هدایتی ادامه داد: موضوع مالیات کانون به لحاظ جدید و مستحدثه بودن، موضوع پیچیده و نیازمند بررسی‌های دقیق حقوقی بود که در این خصوص با تدابیر اتخاذ شده و مذاکرات بسیار مفصل با سازمان امور مالیاتی، النهایه منتهی به اخذ تخفیفات قانونی فوق العاده و در موارد بسیار قابل توجهی ، استفاده از معافیت‌های قانونی گردید.
وی افزود: طبیعی است که استقرار هر دفتر در هر حوزه قضایی، با وجود شناخت مردم و مراجعه ایشان معنی و مفهوم می یابد. لذا لازم است هر دفتر نسبت به نصب تابلو و تهیه سربرگ و مهر خود اقدام نماید. در این راستا از ابتدای تشکیل کانون، موضوع طراحی و معرفی تابلوی دفتر و تعیین آرم و متن و محتوای سربرگ و پاکت‌های اداری و مهر دفتر در دستور کار قرار گرفت و با ملاحظات قانونی، گرافیکی و مشورت با صاحب نظران این حوزه موارد لازم طراحی و ابلاغ گردید.
هدایتی اضافه کرد: همچنین از ضرورت‌های دیگر این بخش، موضوع شناسایی مدیران بود و این که مدیران بتوانند در مقام مراجعه به بخش‌های مختلف هویت و سمت خود را عرضه نمایند موجب گردید که کارت شناسایی مدیران نیز طراحی و به وسیله‌ی دستگاه تولید کارت شناسایی که توسط کانون خریداری گردیده است صادر و تحویل گردد.
مدیرعامل کانون دفاتر خدمات الکترونیک قضایی تصریح کرد: یکی از مشکلات قابل توجه در مسیر راه اندازی و عملکرد دفاتر سراسر کشور، ضعف هماهنگی و تعامل میان دفاتر و دادگستری محل بود که بعضا موجب تنش‌ها و نگرانی‌هایی شده بود. بخشی از این موضوع به خاطر جدید بودن این حوزه و عدم تعیین تکلیف دقیق وظایف و مسئولیت‌ها، طبیعی به نظر می رسید؛ لیکن بخش دیگری از آن متاسفانه ناشی از برداشت‌های غلط از هر دو سو بود که شائبه‌ی تقابل این دو نهاد را تقویت می‌نمود؛ و حال آنکه دو مجموعه‌ی دفاتر و دادگستری فی الواقع دو عضو خانواده‌ی قوه قضاییه هستند و هر دو باید در مسیر بهبود و خدمت به مردم شریفمان حرکت کنند.
هدایتی اضافه کرد: مع الوصف و با تداوم برخی از این موارد هیئت مدیره مصمم شد که با تدابیری این معضل را حل و فصل نماید. یکی از راهکارهای اثربخش که به تدریج درخشان تر می شود سفرهای هیئت مدیره بود. در این سفرها که با برنامه ی از پیش تعیین شده برای دیدارها و ملاقات‌ها و جلسات هدفمند انجام می‌پذیرد و با مجالست سه جانبه روسای کل محترم و معاونین محترم فناوری و کارشناسان دادگستری از یک سو و دفاتر از سوی دیگر و اعضای هیئت مدیره به عنوان ضلع سوم، بسیار از سوءتفاهم‌ها و احیاناً گله مندی‌ها رفع شده و به اظهار بسیاری از مدیران دفاتر، فضای قبل و بعد از سفر هیئت مدیره بسیار متفاوت بوده است.
وی ادامه داد: این ماموریت‌ها دربعضی از استانها انجام پذیرفته و برابر برنامه ریزی‌های انجام شده کماکان ادامه دارد. این موضوع در تهران که در واقع وسیع ترین حوزه ی قضایی در کشور است با برگزاری جلسات دوره‌ای با معاونین ارجاع مجتمع‌های قضایی تهران به انجام رسیده و آثار بسیار خوبی داشته است.
مدیرعامل کانون دفاتر خدمات الکترونیک قضایی گفت: یکی از اقدامات صورت پذیرفته در راستای حمایت معنوی از دفاتر، تلاش برای آزمایش اولیه ی ( پایلوت) هر نوع اقدامی توسط کانون و سپس محول نمودن آن به دفاتر است. به این منظور، دفتری موسوم به دفتر ویژه در تهران از همان زمان تاسیس کانون ایجاد گردیده است که فی الواقع یک دفتر خدمات الکترونیک قضایی است که زیر نظر کانون فعالیت می کند. از ابتدای فرآیند خدمات قضایی همه ی سرویس‌های جدید بدوا در این دفتر ( با دارا بودن حدود 15 کاربر) آزمایش و اجرا گردیده است و آنگاه به دفاتر سراسر کشور ابلاغ می گردد.
وی با تاکید بر بازدید مستمر از دفاتر تهران خاطرنشان کرد: یکی از برنامه های مستمر هیئت مدیره دیدار با مدیران دفاتر تهران به صورت مستمر و دائمی می‌باشد. در طول یکسال اخیر از اکثریت قریب به اتفاق دفاتر تهران بازدید شده و بازدید از سایر دفاتر در دستور کار قرار دارد. این بازدیدها با هدف آشنایی بیشتر و شناخت میدانی از فضای دفاتر و مشکلات و محدودیت‌های آنها و در راستای تقویت دفاتر صورت گرفته است.
هدایتی به بازرسی و نظارت اصلاحی و حمایتی اشاره کرد و گفت: واحد بازرسی و نظارت کانون یکی از واحدهایی است که در کانون تشکیل گردیده و مسئولیت امور بازرسی و نظارت دفاتر را بر عهده دارد. در سالهای اخیر، بازرسی‌های متعدد توسط این واحد از دفاترتهران و سایر استانها به عمل آمده و حسب گزارشات واصله، تصمیم‌های مقتضی اتخاذ شده است، فضای کلی بازرسی کانون، بر اساس بازرسی اصلاحی و حمایتی است و هدف از این بازرسی‌ها، نه مچ گیری از مدیران که رفع نواقص و مشکلات و تلاش در جهت اصلاح امور دفاتر و بهبود عملکرد آنها است، گزارش‌های بازرسی به هیئت مدیره ارائه و حسب مورد نسبت به تذکر با تشویق و با ارجاع به هیئت بدوی انتظامی جهت رسیدگی اقدام می شود.
وی با اشاره به عضویت در کارگروه وحدت رویه مرکز فناوری تصریح کرد: از مشکلاتی که بیانگر بسیاری از دفاتر در طول مدت خدمت آنها بوده است اختلاف سلیقه و رویه‌ی برخی مراجع قضایی با هم یا با دفاتر در پذیرش دادخواستها و روند رسیدگی بوده که این مهم در بسیاری از موارد حتی در اختلاف بین دو مجتمع از یک شهر دیده شده و لذا مشکلات عدیده‌ای را برای دفاتر( به عنوان پیشانی خدمات قضایی) موجب و حتی باعث بدبینی برخی مراجعین به دفتر – با تصور اینکه مدیر دفتر فاقد دانش کافی است یا دارای حب و بغض است- گردیده است.
هدایتی افزود: در راستای رفع اینگونه مشکلات مقرر گردید که درمرکز آمار و فناوری اطلاعات قوه قضاییه، کارگروهی متشکل از معاونین ارجاع، کارشناسان مرکز فناوری و دو نفر از مدیران دفاتر صاحب نظر و با تجربه، تشکیل و با دستور کار قرار دادن اینگونه موارد نسبت به پیشنهاد و اتخاذ رویه ی واحد برای هر مورد اقدام نمایند. نمایندگان کانون( از میان مدیران محترم دفاتر تهران) به مرکز معرفی گردیده و کارگروه مذکور اخیرا شروع به فعالیت نموده است.
وی اضافه کرد: با تشکیل کانون و علیرغم تبیین وظایف و اختیارات آن شبهاتی در خصوص تداخل برخی مسئولیت‌های کانون مرکز در زمینه‌هایی از قبیل بازرسی و آموزش و برخی موارد دیگر وجود داشت که علی القاعده می بایستی مرزهای هر یک از این موارد با هدف امکان پرسشگری و پاسخگو بودن هر مرجع، مشخص می گردید، بنابراین کارگروهی متشکل از نمایندگان هر دو مرجع تعیین و در جلسات عدیده ای که داشتند با دقت تمام وظایف و مسئولیت‌ها و اختیارات هر مرجع را تعیین و مرزهای مسئولیت را مشخص کردند.