چطور از وقتمان استفاده بهتری بکنیم؟/ این ۱۱ روش ساده را به خاطر بسپارید

به گزارش گروه فضای مجازی ، چرا گاهی اوقات خیلی از ما احساس می‌کنیم در طول روز برای انجام کارهایمان وقت کم می‌آوریم؟ چرا مدام احساس مشغول بودن می‌کنیم، اما در نهایت به خروجی و دستاورد قابل توجهی نمی‌رسیم؟ آیا این طرز فکر صحیح است که فکر می‌کنیم هیچ‌وقت برای انجام همه کارهایمان وقت کافی نخواهیم داشت؟

حقیقت این است که افراد موفق بسیار زیادی هستند که نه تن‌ها به همه کارهایشان می‌رسند و وقت کم نمی‌آورند بلکه زمان مناسبی را هم به تفریح و سرگرمی اختصاص می‌دهند. اما کلید رسیدن به چنین سبک زندگی رعایت نظم و انضباط است.

البته اشتباه نکنید. ما اصراری نداریم که همه افراد باید از اصول مشابه و یکسانی برای منظم شدن استفاده کنند. در واقع از نظر تیپ‌شناسی نوین، منظم بودن یک تعریف واحد ندارد. بلکه ما معتقدیم هر کس ممکن است روشِ منحصر به فرد خودش را برای افزایش عملکرد و استفاده صحیح از وقت داشته باشد.

اما به هر حال به این هم اعتقاد داریم که برخی اصول مشترک وجود دارند که ممکن است برای بسیاری از افراد مفید و مناسب باشد.

با مطالعه این راهکارها، لزوما قرار نیست سبک زندگی خودتان را با آن‌ها منطبق کنید تا نتیجه بگیرید. شکی نیست که ممکن است شما راهکارهای متفاوت و منحصر به خودتان را داشته باشید.

اما در ادامه سعی می‌کنیم تعدادی از راهکارهای افزایش بهره‌وری را با هم مرور کنیم. سعی کنید راهکار‌ها را بخوانید و آن‌هایی که احساس می‌کنید برای شما مناسب است را در زندگی روزمره‌تان به کار بگیرید. دقت کنید هیچ لزومی ندارد که حتماً مقید به همین راهکار‌ها شوید، ممکن است روش شما متفاوت باشد.

مجله اینترنتی موفقیت آمریکا (Success) در مصاحبه‌ای که با دوازده نفر از اعضای انجمن کارآفرینان جوان انجام داده است، از آن‌ها پرسیده است که برای مدیریت وقتشان چه کار می‌کنند؟ پاسخ‌ها را در دوازده راهکار زیر بخوانید:

 ۱. جایی که لازم است، «نه» بگویید


خیلی اوقات پیش می‌آید که اطرافیان ما، درخواست‌های مختلفی از ما دارند. اگر حجم این درخواست‌ها آن‌قدر زیاد است که از کارهای ضروری خودتان عقب می‌افتید، خیلی ساده به درخواست آن‌ها نه بگویید.

مشکل جایی شروع می‌شود که سعی می‌کنیم به هیچ درخواستی دست رد نزنیم تا کسی از ما ناراحت نشود. در این صورت به سادگی ممکن است از اولویت‌های خودمان عقب بیفتیم.

در چنین شرایطی اگر قرار باشد مدام به کارهای بقیه رسیدگی کنید، زمان انجام کار‌ها و مسئولیت‌های خودتان مرتب به تعویق می‌افتد و کار خودتان سخت‌تر می‌شود.

پس اگر دعوت یا درخواستی از شما شد که با اولویت‌های شما سازگار نبود خیلی راحت و مؤدبانه آن درخواست یا دعوت را رد کنید یا این که صبر کنید و موضوع را بیشتر بررسی کنید. لزوما لازم نیست همه درخواست‌ها را خیلی سریع رد یا قبول کنید.

گاهی زمان بخرید و اولویت‌هایتان را بررسی کنید تا بتوانید بهترین تصمیم را بگیرید.

 ۲. اولویت‌بندی کارهایتان را جدی بگیرید


این مسئله آن‌قدر به عناوین مختلف در کتاب‌ها و سمینارهای موفقیت تکرار شده که انگار اثربخشی خودش را از دست داده!

اما واقعاً باید این موضوع را جدی بگیرید. اصلا هم سخت نیست، کافی است چند دقیقه از وقتتان را به این اختصاص دهید و فکر کنید که اولویت‌های شما در زندگی چیست؟ چه چیزهایی واقعاً برای شما مهم است؟ چه چیزهایی را دوست دارید پنج سال بعد یا ده سال بعد در زندگی‌تان داشته باشید؟

همه اولویت‌های ممکن در زندگی خودتان را لیست کنید، برای نمونه ما چنین لیستی را آماده کردیم:

وقت گذاشتن با خانواده، تفریح و گردش، مطالعه کتاب و رشد فردی، کسب درآمد، ورزش و تندرستی و ...

حتماً موارد بسیار بیشتری هم به این لیست می‌توانید اضافه کنید. از طرفی این لیست خیلی کلی بود. می‌توانید موارد شفاف‌تری متناسب با زندگی شخصی خودتان اضافه کنید. اما نکته مهم این است که این لیست را درست کنید و همه موارد از پر اهمیت‌ترین تا کم اهمیت‌ترین را برای «خودتان» مشخص کنید.

داشتن لیست اولویت‌ها چه کمکی به ما می‌کند؟ یکی از مزایای آن این است که ما را از دام کمال‌گرایی ر‌ها می‌کند. وقتی لیست خودم را تهیه می‌کنم دیگر از انجام نشدن کارهایی که اولویت کمتری دارند سرخورده نمی‌شوم و راحت‌تر می‌توانم به کارهای کم‌اهمیت لیست نه بگویم.

 ۳. فعالیت‌هایتان را مثل یک کارآگاه زیر نظر بگیرید!


وقتی آمار چیزی را داشته باشید، راحت‌تر می‌توانید مدیریتش کنید. این موضوع در مورد مسائل قابل اندازه‌گیری مثل پول و وقت بسیار کاربردی و صحیح است.

اگر می‌خواهید زمانتان را مدیریت کنید، اول باید ببینید آن را خرج چه مواردی می‌کنید؟ بزرگ‌ترین دلیلی که باعث می‌شود از وقتمان استفاده بهینه نکنیم، این است که اصلا نمی‌دانیم آن را کجا‌ها داریم تلف می‌کنیم!

خیلی وقت‌ها فکر می‌کنیم کلی کار انجام داده‌ایم، اما حقیقت این است که اگر یک ذره‌بین دستمان بگیریم و مقدار زمانی که صرف هر کار می‌کنیم را کنترل کنیم، می‌بینیم که درصد قابل توجهی از این زمان دارد جاهایی تلف می‌شود که نباید بشود.

وقتی زمانی که صرف می‌کنید را زیر ذره‌بین می‌گیرید، دقیق‌تر می‌توانید مدیریتش کنید. فعالیت‌های بی مورد که وقت زیادی هم از شما می‌گیرد را شناسایی کنید و یا حذفشان کنید یا به مرور از زمانی که به آن‌ها اختصاص می‌دهید کم کنید.

 ۴. از شب قبل، برای فردا برنامه‌ریزی کنید


وقتی بدون برنامه‌ریزیِ قبلی یک روز را شروع می‌کنید، درست مثل یک کشتی که بدون مقصدی مشخص در آب حرکت می‌کند، بی‌هدف و بی مسیر خواهید بود.

در این صورت اجازه داده‌اید که وزشِ باد برای مقصدِ شما تصمیم بگیرد و تضمین می‌کنم که زمان زیادی را از دست خواهید داد. این با اصول بهره‌وری و افزایش عملکرد در تضاد است.

مطمئنا هر روز به محض این که از خواب بیدار می‌شوید گوشی شما پر است از پیام‌های نخوانده تلگرام و پست‌های جدید اینستاگرام و ایمیل‌های چک نشده از شب قبل و در صورتی که بخواهید همه این‌ها را یکجا چک کنید، معلوم نیست این چرخه شما را تا کجای روز درگیر خواهد کرد.

اما اگر از شب قبل برای فردایتان زمان‌بندی کرده باشید حتماً مدیریت بهتری روی این موضوع خواهید داشت و اجازه نخواهید داد هر صدای نوتیفیکیشنی شما را از اولویت‌های آن روزتان دور کند.


 ۵. همه کار را خودتان انجام ندهید


در هر جایگاه و سمتی که باشید می‌توانید انجام بخشی از کار‌ها را به دیگران واگذار کنید. در مجموع سعی کنید کارهایی که جنبه عمومی‌تر دارند را به همکاری و مشارکت دیگران انجام دهید. مثلا در خانواده یا محل کار حتماً می‌توانید بخشی از کار‌ها را به دیگران واگذار کنید و بخواهید در انجام دادن کار‌ها به شما کمک کنند تا وقت آزادتان بیشتر شود.

البته طبیعتا این مدل کار‌ها باید جنبه عمومی داشته باشد تا تقسیم کار در مورد آن معنا پیدا کند. در غیر این صورت چندان خوشایند نیست که انجام کارهای شخصی خودتان را به دیگران واگذار کنید!

نگاهی به لیست کارهایی که باید انجام بشوند بیندازید و ببینید کدام مسئولیت را می‌توان به دیگران واگذار کرد.

 ۶. استفاده از شبکه‌های اجتماعی را بسیار محدود کنید