دفاتر اسناد رسمی، میزبان فناوری‌های نوین

به گزارش خبرنگار حقوقی و قضایی ، بیش از 80 سال از تاسیس دفاتر اسناد رسمی در ایران می‌گذرد. رویه تنظیم و ثبت اسناد طی سال‌ها همواره به یك شیوه مشخص بوده و در مدت زمان طولانی تغییر خاصی در فعالیت‌ها و اقدامات دفاتر اسناد رسمی وجود نداشت تا اینكه از سال 1387 كم‌كم روند تغییر، اصلاح و به روزرسانی انجام امور آغاز شد به گونه‌ای كه طی چند سال اخیر تغییرات عمده‌ای در دفاتر اسناد رسمی روی داده است. در این رابطه مهم‌ترین تغییرات رخ داده در دفاتر اسنادرسمی طی هشت سال گذشته را بر شماریم.

نصب دستگاه كارتخوان (pos) در دفاتر اسنادرسمی

طرح پرداخت الکترونیک در دفاتر اسناد رسمی در ادامه هدف مکانیزه کردن دفاتر به منظور تکریم ارباب‌رجوع، تسهیل امور دفترخانه، تحقق ثبت نوین و گسترش هرچه بیشتر دولت الکترونیک در سال 1387 آغاز شد. این طرح از آخرین دستاوردهای کارشناسان فناوری اطلاعات و ارتباطات، علوم بانکی و خدمات ثبتی بود که با همکاری بانک ملی ایران، سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، وزارت امور اقتصادی و دارایی، کانون سردفتران و دفتریاران و چندین شرکت خصوصی و دولتی جهت اجرایی ‌شدن در تمامی استان‌ها آغاز شد.

در روال سنتی، دریافت وجوه اعم از حق‌التحریر و حق‌الثبت در دفاتر اسناد رسمی از طریق پرداخت در بانك صورت می‌گرفت اما در روش جدید یعنی پرداخت وجوه به شیوه الکترونیک، امکان واریز وجه در محل دفترخانه به حساب‌های مختلف به صورت الکترونیکی و از طریق دستگاه کارتخوان فراهم شد.

دستگاه کارتخوان یک ابزار سخت‌افزاری است که نرم‌افزار مخصوصی روی آن بارگذاری شده و به نوعی یک باجه بانک مجازی محسوب می‌شود که از سوی بانک در محل دفترخانه مستقر شده است. در روش سنتی، فیش واریز وجه مشتری در بانک در پرونده سند حسابداری نگهداری می‌شد اما در حالت الکترونیکی چاپگر مورد استفاده از نوع حرارتی بود، این بدان معناست که کاغذ چاپ شده عمر بسیار کوتاهی داشت بنابراین چنین برنامه‌ریزی شد که اطلاعات معادل پرفراژ بانک، علاوه بر چاپ توسط چاپگر کارتخوان در رایانه ذخیره‌سازی و از آنجا چاپ شود. در این صورت، اطلاعات چاپ شده قابلیت نگهداری برای سال‌های طولانی را خواهد داشت. با استفاده از امکانات تعبیه شده در این سیستم، این امکان فراهم شد که در پایان هر ماه، سردفتر بتواند گزارشی از ریز تراکنش‌های انجام شده در محل دفترخانه تهیه و به مراكز مربوطه ارائه كند.

صدور اسناد تك برگی

اسناد تك برگی از راه رسید تا جای سند منگوله‌دار را بگیرد. این اسناد با ذهنیت مردم كه سال‌ها عادت كرده بودند سند اموال و املاك خود را یك سند چند برگی منگوله‌دار ببینند، تفاوت بسیاری داشت.

شفاف‌سازی، استاندارد كردن اطلاعات املاك، تسهیل عملیات اجرایی ثبت و صدور سند مالكیت و حذف تشریفات غیرضروری زمینه‌ساز اجرای اسناد تك برگی بود. این اسناد موجب ارتقاء بهره‌وری، پیشگیری از ارتكاب جرم و جعل اسناد دولتی و افزایش ضریب امنیتی اسناد بهادار دولتی شد.
همچنین اصلاح فرآیند صدور سند مالكیت بدون تغییر در قوانین و كاهش هزینه و زمان صدور، ملاحظات زیبایی شناختی مطابق با فرهنگ غنی ایرانی، استفاده از جوهرهای مخصوص امنیتی، كاغذ مخصوص واتر مارك و تكنیك‌های چاپ امنیتی روی كاغذ، جامع و خوانا بودن اقلام اطلاعاتی، درك دقیق مالك از اطلاعات مربوط به مالكیت خود، درج اطلاعات جدید و مورد نیاز همانند نشانی ملك، كدپستی، كدملی، شناسه ملی سند، طبقه بندی اقلام اطلاعاتی با عناوین مربوطه در حاشیه سند، چاپ نقشه كاداستر و ایجاد زیر‌ساخت‌های IT جهت تحقق دولت الكترونیك از دیگر مزایای سند جدید مالكیت تك برگی بود.

نخستین سند مالكیت تك برگی طی مراسمی با حضور رئیس سازمان ثبت در 27 اسفند سال 88 صادر شد. رئیس سازمان ثبت اسناد و املاك كشور با اشاره به شیوه سنتی و دستی صدور سند در طی سالیان متمادی كه آسیب‌های زیادی را نیز درپی داشت اعلام كرد كه سند تك برگ، برگ زرینی به مجموعه اقدامات این سازمان اضافه كرد و خروجی مناسبی از فعالیت‌های همكاران ثبتی با صدور سند تك برگی با نقشه كاداستر بدست آمد.

گواهی امضای الكترونیك

موفقیت فعالیت‌های مجازی شده در گرو پایبندی طرفین یك تبادل به تعهدات خود است كه اثبات این تعهدات، منوط به امضای قرارداد و در نهایت تایید صحت امضا است. در این خصوص گواهی امضای الكترونیك جانشین امضا به روش سنتی شد كه قابل جعل نبوده و دخل  و تصرف در آن امكان‌پذیر نیست. همچنین طی مراسمی با حضور وزیر بازرگانی و رئیس سازمان ثبت اسناد و املاك كشور، اولین دفتر ثبت‌نام گواهی امضای الكترونیكی (RA) در بخش خصوصی، حاكمیتی در كانون سردفتران افتتاح شد و غضنفری؛ وزیر وقت بازرگانی و تویسركانی؛ رئیس سازمان ثبت اسناد و املاك كشور، به عنوان اولین ثبت‌نام‌كنندگان در این سامانه، امضای الكترونیك خود را به ثبت رساندند.

نقطه ضعف همه‌ فعالیت‌های مجازی شده این است كه طرفین، نوعی امضا داشته باشند تا پای تعهدات خود بایستند. وقتی امضا در فضای واقعی انجام می‌شود، كافی است كه در مقابل تحویل‌دار امضا بزنیم و این امضا با آن‌چه كه قبلا اسكن شده تطبیق داده شود.

یكی از مشكلات در فضای مجازی این بود كه محاكم نمی‌توانستند اسناد مجازی را بپذیرند؛ چرا كه با این امضا، امنیت برای ورود به فضایی جدید در اسناد و مدارك برقرار می‌شود و در واقع قوه‌‌قضاییه با یك سند محكمه‌پسند مواجه خواهد بود.

همچنین پیرو بخشنامه هایی در دی ماه سال 90،‌ پاسخ‌های استعلام وضعیت ملک مجهز به امضای الکترونیک از تاریخ 14/2/92 الكترونیكی شد. با توجه به راه‌اندازی امضای الکترونیک پاسخ استعلام ملک در سامانه مدیریت کشوری املاک، ضرورتی به ارسال پاسخ فیزیکی استعلام ملک از سوی واحد ثبتی به دفترخانه نبود و دفاتر اسناد رسمی موظف شدند بر اساس پاسخ الکترونیکی استعلام ملک، اقدام بعدی جهت تنظیم و صدور سند را انجام دهند. همچنین واحد ثبتی مکلف شد پس از صدور پاسخ الکترونیکی استعلام ملک و تایید نهایی در سیستم، پرینت پاسخ استعلام را اخذ و پس از امضا و ممهور كردن، جهت ضبط در پرونده ملک به بایگانی ارسال كنند. دفاتر اسناد رسمی هم باید پس از ملاحظه پاسخ استعلام الکترونیک در سامانه، پرینت آن را از سامانه اخذ و در پرونده مربوط نگهداری كنند.

در متن پاسخ استعلام‌های دارای امضای الکترونیک که از طریق سامانه مدیریت کشوری املاک اخذ می‌شود، عبارت «این پاسخ استعلام دارای امضای الکترونیکی می‌باشد» درج شده و شناسه امضای الکترونیک در ذیل این عبارت آمده است.

راه اندازی دفاتر خدمات الكترونیك قضایی

شروع به کار آزمایشی 4 دفتر خدمات الکترونیک قضایی اتفاق دیگری بود كه خانواده بزرگ دفاتر اسناد رسمی شاهد آن بود. دفاتر خدمات الکترونیک قضایی، به منظور تسهیل در ارائه خدمات الکترونیک قضایی راه‌اندازی شد. در این راستا چهار دفتر خدمات الکترونیک قضایی از دوم اردیبهشت 1391 به صورت آزمایشی شروع به فعالیت كردند و اولین خدمت قابل ارائه در این دفاتر، ارائه و پیگیری دادخواست‌ها بود.

در مرحله اول، تنها امکان ثبت و پیگیری دادخواست‌های مربوط به مجتمع قضایی عدالت تهران وجود داشت و شهروندان می‌توانستند به جای مراجعه حضوری به مجتمع قضایی عدالت تهران، دادخواست خود را از طریق این درگاه ثبت كرده و با در دست داشتن کدرهگیری به یکی از دفاتر خدمات الکترونیک قضایی مراجعه كنند كه از این تعداد، سه مركز دفتر اسناد رسمی بود. در حال حاضر 42 دفتر اسنادرسمی در تهران خدمات الكترونیك قضایی را جهت رفاه حال مردم و كاهش مراجعات به دستگاه قضایی ارائه می‌دهند.

افتتاح سامانه ثبت الكترونیك اسناد

شاید بتوان یكی از اساسی‌ترین تغییرات در حوزه تنظیم و ثبت اسناد در دفاتر اسنادرسمی را سامانه ثبت الكترونیك اسناد دانست. با راه‌اندازی این سامانه، شیوه سنتی تنظیم اسناد جای خود را به شیوه كاملا جدید و متفاوتی داد كه پس از 80 سال، ‌رویه عملكردی در دفاتر اسناد رسمی را متحول كرد. سامانه ثبت الكترونیك اسناد كه در ابتدا به اختصار سامانه ثبت آنی نام برده می‌شد، گام بزرگی در راستای اجرای اقتصاد مقاومتی بود. این سامانه همزمان با میلاد پربركت امام هشتم(ع) راه اندازی شد.

با این اقدام امنیت اسناد در سطح بالایی قرار گرفت و امکان هرگونه کلاهبرداری به حداقل ‌رسید. با این اقدام کمک شایانی در تسریع امر معاملات در دفاتر اسناد رسمی كشور شد. طرحی كه رئیس سازمان ثبت، از آن با تعبیر کوه یخ نام برد كه تنها قسمت کوچکی از آن قابل رؤیت است و این اقدام اساسی و زیربنایی که آثار و نتایج ملی و بسیار تعیین‌کننده دارد، در گذر زمان خود را نشان خواهد داد.

در دو قانون «برنامه پنج ساله پنجم توسعه» و «ارتقای سلامت نظام اداری و مقابله با فساد»، به صراحت استفاده از امکانات و نرم‌افزارهای نوین و مکانیزه کردن فرایندهای ثبتی به منظور شفاف‌سازی و بهبود کیفیت خدمات تأکید شده و در زمره تکالیف قانونی سازمان ثبت قرار گرفته بود.

رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور 19شهریور ماه 1392 در جلسه شورای سیاست‌گذاری سازمان با اشاره به اجرای طرح ثبت آنی معاملات از اواخر همان ماه در کشور اعلام کرد؛ مقطع زمانی آزمایشی این طرح از اواخر مردادماه و در سطح 4428 دفترخانه اسناد رسمی آغاز و تمامی مراحل کار به نحو دقیق اجرایی و نقص‌های احتمالی شناسایی شده است. اجرای ثبت الكترونیك اسناد برای معاملات یکی از سیاست‌های محوری سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و از تکالیف قانونی برنامه پنجم توسعه کشور است که با برنامه‌ریزی‌های انجام شده تحقق یافته است.

اخذ الکترونیکی استعلامات دارایی توسط دفاتر اسناد رسمی

از مهرماه سال جاری دریافت کلیه استعلامات موضوع ماده ۱۸۷ قانون مالیات‌های مستقیم دفاتر اسناد رسمی شهر تهران به صورت الکترونیکی انجام شد و ۱۵ دفتر اسناد رسمی شهر تهران به صورت پایلوت برای دریافت استعلامات دارایی به صورت الکترونیکی برگزیده شدند.

پس از بررسی عملکرد این دفاتر، مقرر شد از ۱۸ مهرماه تمامی دفاتر اسناد رسمی شهر تهران به این طرح بپیوندند و همه دفاتر پاسخ استعلامات خود را به صورت الکترونیکی دریافت کنند.
این پاسخ با کد ۱۲ رقمی که سازمان امور مالیاتی کشور اعلام کرد در سامانه ثبت آنی دریافت می‌شود و از اول آذرماه پاسخ کلیه استعلامات دفاتر اسناد رسمی از سازمان امور مالیاتی به صورت الکترونیکی دریافت می‌شود.

اسكن اثر انگشت

استفاده از دستگاه اسکن اثر انگشت اقدامی در جهت کاهش تخلفات و ارتقای امنیت تهیه و تنظیم سند رسمی است. اثر انگشت هر انسانی نشانگری منحصر به فرد برای او محسوب می‌شود اما مطالعه مقالات مختلف در این زمینه از جمله روش‌های مورد استفاده در دستگاه‌های اسکنر اثر انگشت رعایت برخی الزامات در این  حوزه را گوشزد می‌كند. اثر انگشت انسان یکی از عجایب خلقت است. اگر بخواهیم به زبان امنیت اطلاعات بگوییم، هر انسانی که متولد می‌شود همراه خود یک کارت شناسایی همیشه قابل دسترس در اختیار دارد. همه ما روی انگشتان خود یک طراحی منحصر به فرد داریم، که به تنهایی و به معنای واقعی کلمه معرف هویت ماست و در نوک انگشتان جای گرفته، پس همیشه همراهمان است.

اخذ اثر انگشت متعاملین در تنظیم اسناد رسمی به عنوان خدمت دیگری از سامانه ثبت الکترونیک اسناد رسمی است. در این خدمت اثر انگشت افراد اعم از خریدار و فروشنده، وکیل یا موکل و به طور کلی طرفین معامله در انواع اسناد رسمی، اسکن و ذخیره‌سازی خواهد شد و با این اقدام سیستم ثبت الکترونیک اسناد تکمیل و اطمینان بخشی نسبت به صحت صدور اسناد رسمی افزایش یافته و زمینه هرگونه سوء‌استفاده و جعل هویت افراد در تنظیم سند از بین خواهد رفت.

سالانه میلیون‌ها سند رسمی در سازمان ثبت اسناد و املاک کشور به شیوه سنتی به ثبت می‌رسید و امکان کنترل و بازرسی از آنها نیز مشکل بود لکن امروز با برنامه‌ریزی‌های صورت‌گرفته، این سازمان در وضعیتی قرار گرفته که سامانه ثبت الکترونیک اسناد رسمی با شیوه مطمئن در حال اجراست و بازرسی و کنترل به صورت برخط و سیستمی از فرآیندهای ثبتی انجام می‌پذیرد.

ارتباط برخط با پایگاه اطلاعات سردفتران به جهت استفاده از اطلاعات سردفتران و وضعیت فعالیت و صلاحیت آنان، ارتباط برخط با پایگاه اطلاعات هویتی اشخاص حقیقی سازمان ثبت احوال جهت کنترل صحت اطلاعات اشخاص، ارتباط برخط با پایگاه شناسه ملی اشخاص حقوقی جهت کنترل صحت اطلاعات شرکت‌ها و موسسات غیرتجاری، بهره‌گیری از امضای الکترونیکی در فرآیند تنظیم و صدور اسناد و امکان اطلاع‌رسانی از وضعیت صدور سند به صورت پیامک و نیز از طریق پورتال از جمله ویژگی‌های کارکردی سامانه ثبت الکترونیک اسناد رسمی است.

حذف دفاتر جاری در سال 95

محمدرضا دشتی اردکانی، رئیس کانون سردفتران و دفتریاران از حذف دفترهای بزرگ در دفاتر اسناد رسمی و الكترونیكی شدن آن در آینده نزدیك خبر داد. دفاتر جاری همان دفاتر بزرگ در دفتر اسناد رسمی است كه كلیه اطلاعات معاملات در آن‌ها درج می‌شود. همان دفاتر معروفی كه وقتی طرفین معامله پس از مطالعه متن در پایان صفحه می‌نویسند «ثبت با سند برابر است» و امضا می‌كنند.

علی‌رغم اینكه رویه عملكرد در دفاتر اسنادرسمی تغییراتی داشته است اما به جرات می‌توان گفت تنظیم و ثبت سند در دفاتر اسنادرسمی، چون گذشته نیازمند دقیق احراز هویت و دقت نظر در ثبت سند است و این مهم همواره از سوی سردفتران اسنادرسمی مورد توجه بوده است.