مزایای استفاده از سند‌ رسمی در مقایسه با سند عادی/ فعالیت دفاتر اسناد رسمی تداخلی با بنگاه‌های ملکی ندارد

به گزارش ؛ سند، نوشته‌ای است که در مقام دعوا قابل استناد باشد. به زبان ساده‌تر، سند، به نوشته‌ای گفته می‌شود که هم شخص خواهان و هم شخص خوانده برای اثبات ادعای خود در دادگاه از آن استفاده می‌کنند. سند به دو نوع رسمی و عادی تقسیم می‌شود. سند رسمی آن است که توسط ماموران رسمی و در حدود صلاحیت آنان و مطابق قانون تنظیم شود؛ مانند اسنادی که توسط ماموران اداره ثبت اسناد و املاک یا توسط دفاتر اسناد رسمی تنظیم می‌شود. در مقابل سند رسمی، سند عادی قرار دارد که مصادیق و نمونه‌های آن در اطراف ما بسیار است. از جمله نمونه‌های اسناد عادی می‌توان به اجاره‌نامه‌هایی که در بنگاه‌های املاک تنظیم می‌شود، اشاره کرد.

در مقابل سند رسمی انکار و تردید قابل توجیه نیست

«احمد‌علی سیروس» خزانه دار و عضو هیات مدیره کانون سردفتران و دفتر یاران، در گفت‌و‌گو با خبرنگار حقوقی و قضایی میزان، با تشریح سند رسمی و مزایای آن نسبت به سند عادی گفت: اسناد رسمی درباره طرفین تنظیم‌ کننده و جانشین قانون آنها مانند ورثه آنان معتبر است. تاریخ تنظیم سند رسمی نه تنها نسبت به طرفین معامله بلکه نسبت به سایر اشخاص نیز اعتبار دارد.

 سیروس در ادامه اظهار کرد: در مقابل سند رسمی انکار و تردید قابل توجیه نیست و فقط می‌توان نسبت به آن ادعای جعل کرد، زیرا اصل بر صحت و اصالت اسناد رسمی است.

 نایب رییس کانون سردفتران و دفتر یاران با عنوان این مثال که اگر آقای «الف» به استناد سند رسمی از آقای «ب» مطالبه وجه کند، آقای «ب» نمی‌تواند بگوید که من چنین سندی را امضا نکردم و منتسب به من نیست گفت: این شخص فقط می‌تواند ادعای جعل کند که در این حالت مسلما بار اثبات این ادعا نیز با وی خواهد بود.

 سیروس در ادامه این مطلب بیان کرد: دراین شرایط آقای«ب» اگر نتواند جعلی بودن سند رسمی را اثبات کند، اصل بر اصالت سند رسمی است و به پرداخت وجه مندرج در سند محکوم خواهد شد؛ مگر اینکه ثابت کند که سند به جهات قانونی از اعتبار افتاده است، برای مثال وجه آن را قبلا پرداخته است.

 وی در ادامه با معرفی سند عادی عنوان کرد: اصولا اثبات اصالت سند عادی با کسی است که به آن استناد می‌کند و طرف مقابل به صرف انكار كردن، مسئولیتی برای اثبات اصالت سند عادی ندارد. فرض کنیم «الف» به موجب یک سند عادی از آقای «ب» مطالبه مبلغی می‌کند «ب» می‌تواند با اظهار این مطلب که چنین سندی را امضا نکرده از خود سلب مسئولیت کند و در این حالت آقای «الف» است که باید صحت و اصالت سند عادی را به اثبات برساند.

عضو هیات مدیره کانون سردفتران و دفتر یاران تصریح کرد: در دو حالت اسناد عادی اعتبار سند رسمی  پیدا می‌کند. حالت اول، شخصی که سند عادی علیه او اقامه شده است، صدور آن را از جانب خود تایید کند و حالت دوم در دادگاه ثابت شود که سند عادی که مورد انکار قرارگرفته، از سوی شخص منکر پیشتر به امضا و مهر رسیده است.

 سیروس با بیان این مطلب که به فرض مثال وکالت نامه ای را روی یک کاغذی بنویسید و مراجعه کنید به جایی که قرار است با مفاد آن وکالت نامه پول دریافت کنیدعنوان کرد: باید احراز هویت شود که موکل همان کسی بوده که دست خط وی زیر سند ثبت شده است.

 وی در ادامه این مطلب تاکید کرد: درغیر این صورت نمی توان با آن اقدام به دریافت مبلغ کرد؛ چرا که از نظر مراجع قضایی و اداری این گونه اسناد هیچ مشروعیتی ندارد.

وظیفه اصلی دفتر خانه احراز هویت و احراز مالکیت است

 عضو هیئت مدیره کانون سردفتران و دفتر یاران، در ادامه با اشاره به اینکه وظیفه اصلی دفتر خانه احراز هویت و احراز مالکیت است مطرح کرد: وقتی این اسناد به صورت رسمی احراز می شوند دیگر سایر مراجع و ادارات نیازی به بررسی در این خصوص ندارند.

 وی افزود: برگه ای را که به صورت عادی اعم از اجاره یا غیر آن تنظیم می شود برای اجرای آن باید به مراجع قضایی مراجعه شود. هزینه زمان و مال صرف شده در این مسیر،خسارت مالی چشم گیری را به  حکومت،دولت و شخص تحمیل می کند.

خزانه دار کانون سردفتران و دفتر یاران همچنین گفت: نفر ساعت هزینه ای که در طی این مراحل به دولت تحمیل می شود حداقل 8 تا 10 ملیون تومان است.

 سیروس با عنوان این مطلب که زمانی که شخص می تواند به کار و فعالیت مفید در جامعه بپردازد، به دلیل نداشتن آگاهی از قوانین، به دنبال رسیدگی به مشکلات استفاده از سند عادی در دادسراها و مراجع قضایی وقت تلف می کند بیان کرد: در اقتصاد کلان و حسابداری صنعتی، زمانی را که به این شکل می گذرد اتلاف وقت،هزینه و منابع تلقی می شود واستفاده نکردن از اسناد رسمی و عدم گسترش آن، خسارت زیادی به چرخه کاری درست و اقتصاد کلان کشور وارد می کند.

 به گفته سیروس، هموطنان ساکن خارج از کشور نیز می توانند با مراجعه به سفارت خانه ها اقدام به ثبت رسمی اسناد کنند.

تاریخچه تنظیم سند برای اجاره

 وی در ادامه با اشاره به اینکه بسیاری از تعهد نامه ها یا اقرار نامه ها را چون مراجع نمی پذیرند یقینا کاربرد لازم را نخواهد داشت گفت: عمدتا اجاره نامه ها در کشور ما، از 30 سال گذشته به صورت عادی نوشته می شود، زیرا در سال 59 شورای انقلاب  قوانین نسنجیده ای را تصویب کرد که عرف اشتباه استفاده از سند عادی و مشروعیت بخشیدن به آن را در پی داشت.

سیروس در ادامه اظهار کرد: در گذشته سر دفتر هنگام تنظیم سند برای اجاره، مفاصه حسابی مطالبه نمی کرد و بعد از نوشتن اجاره باید آمار آن را به حوزه مالیاتی محل ارسال می کرد.در سال 59 قانونی تصویب شد که سر دفتر هم برای نقل و انتقال املاک و هم تنظیم سند اجاره، مکلف به گرفتن مفاصا حساب از حوزه مالیاتی محل بود.

وی افزود: بنابر‌این شخص اگر می خواست به حوزه مالیاتی مراجعه کند، حوزه هیچ اطلاعاتی نداشت و باید ابتدا بازدید می کرد که این بازدید و صدور مفاصاحساب چندین روز به طول می انجامید و خود این موضوع ممکن بود منجر به فسخ قرارداد شود.

 عضو هیات مدیره سردفتران و دفتر یاران تصریح کرد: یک ماده دیگر در سال 59 و در همان قانون تصویب شد که موجرینی که بیش از 100 هزار تومان اجاره دریافت می کنند، یک مالیات مضاعف 15 درصدی به آنها تحمیل شود.این دو عامل موجب شد تا مردم به جای اعتماد و استفاده از سند رسمی به سند عادی روی بیاورند .

 سیروس گفت: در اصل الزام دفاتر به گرفتن مفاصا حساب و تحمیل یک هزینه اضافه به موجرین موجب شد که مسئولینی که تصور می کردند به این طریق می توانند اجاره را ثابت نگاه دارند تا کسی بالاتر از 100 هزار تومان اجاره ندهد، در این میان عملکرد  این اشخاص غیر کارشناس باعث شد مردم نفر دیگری پیدا کرده و به نوشتن اسناد عادی  روی آورند.

 وی با اشاره به اینکه همانگونه که در قانون مالک و مستاجر سال 76 می بینیم که اگر سند عادی باشد و دو نفر شاهد  داشته باشد دادگاه به صورت خارج از نوبت به این پروندها رسیدگی خواهد کرد گفت: بها دادن غلط به سند عادی مشکلات بسیاری را در پی دارد. به جای اینکه علت عدم روی آوردن مردم به سند رسمی را ریشه یابی کنند به اشتباه چنین امکانی را برای مشروعیت بخشیدن به سند عادی در نظر گرفتند.

 سیروس در ادامه عنوان کرد: سال 85با تصویب قانون تسهیل تنظیم اسناد در دفاتر اسناد رسمی و آیین نامه‌ اجرایی آن که برای تنظیم سند اجاره، نیاز به هیچ مفاصا حسابی نیست و منطقی هم نبود که موجری که ملکش را اجاره دهد با وجودی که، هنوز درآمدی کسب نکرده بخواهد مفاصا حساب مالیاتی اخذ نماید.

وی در ادامه گفت: یعنی به جای این که ممیزین مالیاتی به تکالیف قانونی خود در اخذ به‌موقع مالیات عمل کنند یک جایزه ای هم به آنها داده شد، مبنی بر اینکه اگر شما به وظایف خود عمل نکردید، ما به گونه ای مردم را موظف به مراجعه به سمت شما می کنیم تا مالیات و جرایم را هم زمان دریافت کنید.

لازم به ذکر است که در سال 1362 یک قانونی در خصوص عسر وحرج  تصویب شد که مالکان نمی توانستند منازل  اجاره ای را تخلیه کنند. به گفته وی این امر موجب شد تا کسی با هدف اجاره دادن ملک خریداری نکند. همین موضوع باعث شد که تعداد املاک اجاره‌ای سیر نزولی پیدا کرده و باعث افزایش نرخ اجاره بها شود.

در ادامه این گفت و گو با عضو هیات مدیره کانون سردفتران و دفتر یاران عنوان شد که در روند ابلاغ این قوانین حوزه های مالیاتی باعث افزایش  رقم اجاره شدند. زیرا حوزه های مالیاتی می‌توانستند اجاره بها را طبق املاک مشابه تقویم کنند. زمانی که مالک می دید رقم بالاتری نسبت به قبل را به عنوان مالیات می پردازد اجاره بهای بیشتری از مستاجران مطالبه می کرد. حوزه مالیاتی هم به خاطر دریافت پاداش بموجب ماده 217قانون مالیات مستقیم می دانست که اگر مالیات و جریمه بیشتری دریافت کند درصد تشویقی بیشتری را دریافت خواهند کرد. بنا‌براین، این دور تسلسل باعث شد که مردم از اجاره دادن سر باز زنند و دیگر علاقه ای به نوشتن اجاره نامه به صورت رسمی از خود نشان ندهند.

مشکلات قوانین در خصوص سند رسمی و عادی در سال 85 تا حدود زیادی رفع شد

 وی با اعلام این مطلب که در سال 77 قانون دیگری مبنی بر اینکه ساختمانهایی که زیر 120 متر مربع هستند از صد در صد مالیات مستغلاتی معاف هستند گفت: این مصوبه موجب شد تا به این طریق مردم را تشویق به نوشتن اجاره نامه در دفتر خانه‌های اسناد رسمی کنند.

 سیروس با تاکید بر این مطلب که کانون سردفتران و دفتر یاران با همکاری قوه قضاییه ، سازمان ثبت و رسانه‌ها باید سعی در اعتماد سازی مخاطبان نسبت به انجام قراردادها با سند رسمی کنند تصریح کرد: مشکلات قوانین در خصوص سند رسمی و عادی در سال 85 تا حدود زیادی رفع شد و با پیشنهادی که کانون سر دفتران و در نهایت سازمان ثبت داد و سپس در هیات وزیران تصویب شد و  به صورت لایحه به مجلس رفت تنظیم سند اجاره نیاز به هیچ مفاصا حسابی ندارد و حتی اسناد اجاره ای که زیر 3 سال نوشته می شوند نیاز به اخذ پاسخ استعلام نیست. بنابر‌این مراجعه کننده هر زمان که اقدام کند می توانند برای تنظیم سند به دفتر خانه مراجعه کند.

 به گفته سیروس، مشکل اینجاست که مردم نمی دانند با توجه به این عقبه 30 ساله موانع برداشته شده و با صرف هزینه مالی و زمانی بسیار کمتری نسبت به سند عادی می توانند اقدام به ثبت سند رسمی کنند.

در بسیاری از مواقع در خصوص مشاورین املاک احراز مالکیت نمی‌شود

 وی با تاکید بر این مطلب که در بسیاری از مواقع در خصوص مشاورین املاک احراز مالکیت نمی‌شود، گفت: این عدم احراز، باعث عدم شناخت درست از سوی مستاجرین و یا خریداران از  صحت سوابق مالک شده و پرونده های زیادی در دادسراها و دادگاه های عمومی را به خود اختصاص داده است.

بنا بر این گزارش، بسیاری از شهروندان به واسطه  نداشتن آگاهی از قوانین، از جمله قانون مالک و مستاجر، کد رهگیری را دلیل مشروعیت معاملات انجام شده در بنگاههای املاک و دلیل مشروعیت تنظیم اسناد و اجاره‌ نامه‌ها در این اماکن می دانند. در حالیکه کد رهگیری فقط یک بانک اطلاعاتی زیر نظر وزارت بازرگانی است و به هیچ وجه اطلاعات داده شده با اصالت آن تطبیق داده نشده و فقط با استناد به آن دیگر کسی نمی تواند اقدام به فروش یا اجاره مجدد ملک  در بنگاه های معاملات ملکی کند.

 عضو هیات مدیره کانون سردفتران و دفتر یاران با اشاره به عدم کار تخصصی صاحبان مشاوران املاک در این امر عنوان کرد: مسئولان با توجه به این نکته که تنظیم هر سند عادی با توجه به خسارت 8 تا 10 میلیون تومانی که به شهروندان و حکومت تحمیل می کند، ایرادات آن را در نظر گرفته و فکری برای حل این معضل داشته باشند.

وی در ادامه عنوان کرد: در حالیکه شاهدیم قانون مالک و مستاجر در سال 76 ماده 46 و 47 ثبت را تا حدودی لغو کرده و عنوان کرده است که کسانی که در ثبت قولنامه عادی دو شاهد داشته باشند دادخواست آنها خارج از نوبت پذیرفته خواهند شد.

پاسخ به شایعاتی در خصوص دفاتر اسناد رسمی

سیروس  همچنین با اشاره به این ابهام که گفته می شود دفاتر اسناد رسمی می خواهند کار مشاوران املاک را انجام دهند، گفت: این حرف شایعه ای بیش نیست ، شهروندان به اختیار خود برای انجام امور ملکی به بنگاههای املاک و یا دفتر خانه های اسناد رسمی مراجعه می کنند و انتخاب با آنهاست که بخواهند سند عادی تنظیم کنند و تبعات مشکلات آن را بپذیرند؛ یا اینکه بخواهند با صرف هزینه زمانی و مالی کمتر به تنظیم سند رسمی روی آورند.

عضو هیات‌ مدیره کانون سردفتران و دفتریاران فرمایشات امام خمینی (ره) را در خصوص رسانه ها خاطر نشان کرده و گفت: به فرمایش امام راحل تلویزیون یا همان رسانه نقش دانشگاه را دارد، پس بخش عمده فرهنگ سازی و اطلاع رسانی حقوقی به شهروندان به عهده رسانه ها است، هر چند نقش کانون سردفتران و دفتر یاران ، قوه قضاییه و سازمان ثبت را در این میان نباید نادیده گرفته شود.

قوانین هستند که مردم را به مسیر نادرست سوق می دهند

سیروس تصریح کرد: قوانین هستند که مردم را به مسیر نادرست سوق می دهند، بخصوص قوانین مالیاتی . اصلاحیه‌های مکرر قوانین مالیاتی به دلیل ارتباط کم برخی مسوولین با مردم را می‌توان یکی دیگر از علل عدم اعتماد گروهی از مردم به اسناد رسمی دانست.

وی گفت: زمانی که قوانین مالیاتی به دست کسانی نوشته می شود که برخی از آنها دید مالیاتی ندارند، شاهد به وجود آمدن مشکلات بیشتر و خوردن اصلاحیه های مکرر این قوانین خواهیم بود.

سیروس بیان کرد: سال 1366 ماده ای در قانون به نام ماده  مالیاتهای مستقیم گنجانده شد. این ماده می گفت افراد صغیر، اگر ملکی به نام آنها تنظیم شود باید 25 در صد ارزش مالیاتی را به عنوان مالیات علاوه بر مالیاتی که فروشنده می پردازد پرداخت کنند.

وی در ادامه اظهار کرد: این امر موجب شد تا اگر کسی خواست به نام طفل صغیری ملکی را خریداری کند، اگرطفل دختر بود باید برای او گواهی رشد می گرفتند و اگر پسر بود، چون تا 15 سالگی نمی توانستند گواهی رشد بگیرند،احتمالا سند به نام دختر تنظیم می شد و این باعث شد بعد از اینکه پدر فوت کرد اختلافات خانوادگی گسترده ای میان اعضای خانواده به وجود آید.

عضو هیات مدیره کانون سردفتران و دفتر یاران اظهار کرد: در گذشته دو وزارت خانه دارایی و اقتصاد داشتیم، وزارت اقتصاد از این بعد که قوانین تصویب شده چه آثاری در جامعه دارند را بررسی می کرد و وزرات دارایی از بعد در آمدی آن را مورد بررسی قرار می داد. برایند اینها قوانینی بود که در مجلس تصویب می شد. در حال حاضر معاونت در‌آمدی وزارت دارایی، هم زمان  لوایح  را پیشنهاد ، پیگیری و نهایتا خود نیز اجرا می کند.بنابر‌این فقط از نظر در آمدی به موضوع نگاه می کنند.

سند رسمی کم هزینه‌تر و معتبرتر است

وی در ادامه با تاکید بر اینکه وصول یک رقم مالیات تا چه اندازه می تواند برای دولت هزینه بر باشد عنوان کرد: متاسفانه بسیاری از قوانین ، بخصوص قوانین مالیاتی ما به دلیل بررسی یک طرفه، موجب رقم خوردن اصلاحیه های فراوان وبه تبع آن بروز مشکلات عدیده ای در این خصوص می شود.

به گفته سیروس تصور بسیاری از شهروندان این است که نرخ ثبت اسناد یا تنظیم اجاره نامه در دفتر خانه ها بالاتر از نرخی است که در بنگاههای معاملات املاک باید پرداخت شود، این تصوری غلط است.

وی در تکمیل سخنان خود گفت: به عنوان مثال در سال 94 اگر بنا باشد برای رهن خانه ای به مبلغ 30 ملیون تومان دربنگاه های مشاور املاک هر طرف 245هزار تومان بپردازند ، برای همین معامله در دفتر خانه ها، نرخی حدود 150 هزار تومان پرداخت می شود. بنابراین انجام کارها با سند رسمی هزینه کمتر در قراردادها را در پی خواهد داشت. با انجام این کار برای تخلیه املاک، اداره ثبت این کار را انجام داده و نیازی به شورای حل اختلاف و مراجع قضایی نخواهد بود.

ضرورت توجه به استفاده از سند رسمی در برنامه ششم توسعه

سیروس در ادامه با یادآوری برنامه ششم توسعه بیان کرد: مقام معظم رهبری در خصوص توسعه سند رسمی دستوری صادر فرمودند، که جزء بند 65 و66بیانیه مقام معظم رهبری، حضرت آیت الله خامنه ای به مجمع تشخیص مصلحت نظام ، در خصوص برنامه ششم، توصیه در خصوص گسترش سند رسمی است.

عضو هیات مدیره کانون سردفتران کشوردر پایان این گفت و گو اظهار کرد: امیدواریم با مشارکت و هم افزایی  قوه قضاییه، کانون وکلا و سر دفتران و نیز سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و همچنین حمایت صحیح و به موقع رسانه ها با نگاهی جامعه شناسانه از این موضوع، گامی مثبت و موثر در معرفی و شناساندن حقوق شهروندی اشخاص و تشویق آنها به مطالعه در مسیر گسترش و استفاده از سند رسمی برداریم.