آیین‌نامه ساماندهی بایگانی‌های راکد، اسناد، اشیاء و اموال آرشیوی قوه قضاییه صادر شد
آیین‌نامه ساماندهی بایگانی‌های راکد، اسناد، اشیاء و اموال آرشیوی قوه قضاییه در ۳۰ ماده و ۱۱ تبصره از سوی حجت‌الاسلام و المسلمین محسنی اژه‌ای رئیس قوه قضاییه صادر شد.
خبرگزاری میزان_ آیین‌نامه ساماندهی بایگانی‌های راکد، اسناد، اشیاء و اموال آرشیوی قوه قضاییه در راستای اجرای سیاست‌های کلی نظام اداری، سیاست‌های کلی نظام در بخش پدافند غیرعامل ابلاغی مقام معظم رهبری و قانون احکام دائمی برنامه‌های توسعه کشور با هدف بهره‌گیری از فناوری‌های نوین، ساماندهی و ارتقای ضریب حفاظت و امنیت اسناد و بایگانی‌های راکد کشور در ۳۰ ماده و ۱۱ تبصره از سوی حجت‌الاسلام و المسلمین محسنی اژه‌ای رئیس قوه قضاییه صادر شد.
براساس این آیین نامه به منظور تسهیل و تسریع اجرای آیین نامه و مصوبات هیئت مرکزی در استان ها، «هیئت استانی زیر نظر هیئت، مرکزی با ترکیب اشخاص زیر در دادگستری کل استان‌ها تشکیل می‌شود:
تبصره ۱- رئیس هیئت حسب مورد و به تناسب موضوع می‌تواند از افراد و مقامات برای شرکت در جلسه دعوت به عمل آورد
تبصره ۲- در صورتی که حسب تشخیص رئیس هیئت استانی دستور جلسه مربوط به سازمان باشد نماینده سازمان با حق رای شرکت می‌کند.
تبصره ۳- هیئت استانی هر سه ماه حداقل یک نوبت نسبت به برگزاری جلسه اقدام و نتیجه جلسه را به معاونت اعلام می‌کند معاونت سالانه ضمن جمع بندی نتایج حاصله را به هیئت مرکزی اعلام و رونوشتی از آن را به حوزه ریاست ارسال می‌نماید.
تبصره ۴- هیئت استانی وظیفه نظارت بر آموزش و عملکرد کارکنان بایگانی راکد را مطابق آیین نامه دستورالعمل‌ها و مصوبات هیئت مرکزی برعهده خواهد داشت.
در واحد‌های، قضایی از قبیل دیوان عالی کشور دادستانی کل کشور دیوان عدالت اداری دادگاه عالی انتظامی قضات و دادسرای انتظامی قضات سازمان قضایی نیرو‌های مسلح و همچنین مرکز حل اختلاف هیئت متناظر زیر نظر هیئت مرکزی طبق ضوابط آیین نامه تشکیل خواهد شد.
ساماندهی پرونده‌های قضایی اسناد، اشیاء و اموال
پرونده‌های قضایی
- مرجع قضایی مختومه کننده پرونده پیش از صدور دستور، بایگانی ضمن حصول اطمینان از اجرای آراء و تصمیمات قضایی نسبت به موضوعاتی از قبیل موارد زیر حسب مورد تعیین تکلیف و یا نسبت به رفع اثر از آنها اقدام می‌کند
الف- دستور ممنوعیت از معامله و نقل و انتقال
ب قرار یا دستور ممنوعیت خروج از کشور
پ اموال یا اشیاء مرتبط با پرونده.
ت پرونده استنادی مطالبه شده
ث اسناد قبوض یا وجوه نقدی
ج- دستور انسداد حساب بانکی
ج- وثایق و تأمین خواسته.
ح- اشخاص و همچنین موضوعاتی که پرونده نسبت به آنها مفتوح است.
تبصره- مرکز آمار مکلف است در سمپ ترتیبی اتخاذ کند تا ارسال پرونده به بایگانی راکد، صرفاً پس از تعیین تکلیف موارد فوق به صورت هوشمند یا اخذ تایید مقام صالح امکان پذیر باشد.
- مدیر دفتر شعبه مربوط یا جانشین وی پس از تصمیم مقام قضایی مبنی بر صدور دستور بایگانی قطعی، ضمن کنترل برگ شماری اوراق و مستندات پرونده کاربرگ را در سمپ تکمیل و در مواردی که نسخه کاغذی پرونده به طور فیزیکی ارسال می‌شود رو گرفتی از کاربرگ تهیه و پس از امضاء و مهر به ضمیمه پرونده، به بایگانی راکد ارسال می‌کند موارد مذکور در ماده ۶ آیین نامه باید به تایید قاضی مربوط برسد.
- در مواردی که پرونده فاقد کاربرگ بوده یا کاربرگ ناقص یا مخدوش باشد و یا پرونده بدون صدور دستور بایگانی قطعی یا تاییدیه مذکور در ماده ۷ آیین نامه به آن مرجع ارسال گردیده است مسئول یا متصدی بایگانی راکد با ذکر علت از پذیرش پرونده خودداری و آن را حسب مورد برای صدور، تکمیل یا اصلاح کاربرگ یا تعیین تکلیف به مرجع مربوط اعاده و در صورت تکمیل بودن پرونده آن را بر اساس ضوابط در ردیف مربوط بایگانی می‌کند.
- پرونده‌های مهم و ملی پس از مختومه شدن و رعایت ماده ۶ آیین نامه و تحویل به بایگانی راکد باید بلافاصله توسط مرجع مذکور رقومی سازی شده و فهرست آنها به معاونت اعلام شود. معاونت پس از بررسی و شناسایی نهایی نسبت به اتخاذ تصمیم در خصوص محل نگهداری پرونده‌ها با رعایت ضوابط مربوط به، نگهداری موضوع ماده ۱۰ آیین نامه اقدام و پس از سپری شدن مواعد قانونی با اخذ مجوز از هیئت مرکزی با رعایت ماده ۲۵ آیین نامه به سازمان ارسال می‌کند.
سایر پرونده‌های مختومه پس از انقضای مدت مقرر در دستورالعمل موضوع ماده ۱۵ آیین نامه، طبق ضوابط مقرر در آیین نامه و دستورالعمل آن حسب مورد امحاء و یا به سازمان تحویل داده می‌شود.
- نگهداری پرونده‌های بایگانی نیمه جاری (موقت) مطابق دستورالعمل‌های مربوط از جمله دستور العمل ساماندهی و تسریع در اجرای احکام مدنی مصوب ۱۳۹۸ و دستورالعمل ساماندهی واحد‌های اجرای احکام کیفری مصوب ۱۳۹۱ رئیس قوه قضاییه خواهد بود این پرونده‌ها باید جدای از مخزن بایگانی راکد نگهداری شود.
- اوراقی که رقومی کردن آنها طبق دستور العمل ماده ۱۵ آیین نامه ضرورت دارد، باید قبل از امحا یا انتقال به معاونت یا سازمان رقومی سازی شود.
- دسترسی به اسناد و اوراق رقومی سازی شده از طریق سامانه و به نحوی که سابقه ثبت شده قابل رؤیت و غیر قابل تغییر باشد مجاز است این دسترسی و حدود آن با مجوز مقام صالح و به موجب ضوابط مصوب هیئت مرکزی و با رعایت مقررات مربوط به حفاظت از اطلاعات؛ و اسناد دارای طبقه بندی است.
- محل نگهداری و ذخیره سازی اطلاعات اسناد و پرونده‌های رقومی سازی شده باید منطبق با استاندارد‌های فنی امنیتی و حفاظتی باشد.
- هرگونه تغییر اطلاعات ثبت شده در سامانه فقط با تایید قاضی مربوط امکان پذیر است. تغییر در اطلاعات وارد شده باید به نحوی باشد که سوابق این تغییرات قابل دستیابی و جست وجو باشد.
- طبقه و دسته بندی پرونده‌ها حسب درجه اهمیت چگونگی رقومی سازی آنها، تعیین اوراق ضروری پرونده مدت نگهداری و فرایند ساماندهی همچنین استثنائات مربوط به موضوعات یا مصادیقی که باید در محل دیگری نگهداری شود و یا نگهداری و امحاء آنها مستلزم شرایط خاص می‌باشد و سایر امور مربوط به آیین نامه به موجب دستورالعملی است که ظـرف سـه مـاه پـس از تصویب آیین نامه توسط معاونت با همکاری معاونت‌های راهبردی و، مالی پشتیبانی و امور عمرانی مرکز حفاظت و مرکز آمار تهیه می‌شود و به تصویب رئیس هیئت مرکزی می‌رسد.
- امور مربوط به اشیاء و اموال دارای ارزش آرشیوی اهدایی به مسئولان قضایی تابع ضوابط «آیین نامه تبادل هدایا با مقامات خارجی مصوب ۱۳۷۰ و اصلاحات بعدی است و دیگر اشیاء متعلق به قوه قضاییه که ارزش آرشیوی، دارد مطابق مقررات و بر اساس ضوابط مصوب هیئت مرکزی نگهداری می‌شود.
تبصره- هیئت مرکزی ظرف سه ماه از تصویب آیین نامه ضوابط مربوط به چگونگی تحویل و انتقال اشیاء و اموال موضوع این ماده را با رعایت قوانین و مقررات تصویب می‌کند.
- أشیاء، اموال مرتبط با پرونده‌ها مطابق قوانین و مقررات مربوط از جمله «آیین نامه اجرایی شیوه نگهداری اموال توقیف شده مصوب ۱۳۹۴» و دستورالعمل ساماندهی فرآیند توقیف انتقال نگهداری و ترخیص وسایل نقلیه، مصوب ۱۴۰۲ توسط مرجع قضایی تعیین تکلیف می‌شود.
حفاظت از اسناد پرونده‌های مهم و ملی اشیاء و اموال آرشیوی
- اسناد و پرونده‌های موضوع آیین نامه بر اساس سطح دسترسی برای ارائه خدمات آرشیوی به ۳ طبقه زیر تقسیم می‌شود:
طبقه اول: افشاء و بهره برداری از آنها منافع عمومی و امنیت ملی را تهدید می‌کند ارائه خدمات آرشیوی در مورد آنها صرفاً پس از انقضای دوره محدودیت امکان پذیر است.
طبقه دوم افشاء و بهره برداری از آنها حقوق اشخاص را تهدید می‌کند ارائه خدمات آرشیوی در مورد آنها پیش از انقضای دوره محدودیت منوط به رضایت کتبی از اشخاص ذی نفع خواهد بود.
طبقه سوم: افشاء و بهره برداری از آنها آسیبی به امنیت مصالح ملی، منافع عمومی و فردی نمی‌رساند ارائه خدمات آرشیوی بلامانع است.
تبصره ۱- دسترسی به اسنادی که دارای طبقه بندی سری و به کلی سری است، صرفاً به دستور بالاترین مقام مسئول دستگاه امکانپذیر می‌باشد.
تبصره ۲- تعیین مصادیق و شاخص‌های محدودیت دوره و ضوابط دسترسی به اسناد و پرونده‌ها با رعایت مقررات مربوط و ملاحظات حفاظتی بر عهده هیئت مرکزی است.
- در صورتی که ملاحظه اصل پرونده و اسناد نگهداری شده در معاونت یا تحویلی به سازمان ضروری باشد، قاضی مربوط ضمن ذکر علت آن در صورتمجلس از مرجع نگهداری کننده مطالبه و پس از بهره برداری بلافاصله به مرجع ارسال کننده اعاده می‌کند در مورد نقل و انتقال پرونده‌ها مطابق ماده ۳۵ آیین نامه عمل می‌شود.
تبصره- در مورد مطالبه اسناد سری و به کلی سری و پرونده‌های حاوی اینگونه اسناد، رعایت ماده ۱۵۳ قانون آیین دادرسی کیفری مصوب ۱۳۹۲ با اصلاحات و الحاقات بعدی الزامی است.
- اسناد و پرونده‌های مهم و ملی و اشیاء و اموال آرشیوی با رعایت ضوابط قانونی و همکاری سازمان یا دیگر مراکز مربوط، آفت زدایی و در صورت نیاز مرمت می‌شود.
- دسترسی اشخاص به اسناد و پرونده‌ها با رعایت قانون انتشار و دسترسی آزاد به اطلاعات مصوب ۱۳۸۸ و آیین نامه‌ها و شیوه نامه‌های آن خواهد بود.
- دسترسی اتباع بیگانه به اطلاعات اسناد و پرونده‌های مهم و ملی ممنوع است، مگر با دستور مقام صالح مربوط بر اساس مصوبات هیئت مرکزی و تأیید مرکز حفاظت.
- پرونده‌های دارای اسناد طبقه بندی شده مطابق آیین نامه «طرز نگهداری اسناد سری و محرمانه دولتی و طبقه بندی و نحوه مشخص نمودن نوع اسناد و اطلاعات مصوب ۱۳۵۴» و اصلاحات آن و ضوابط مربوط به حفاظت از اسناد و اطلاعات طبقه بندی شده ابلاغی توسط شورای عالی امنیت ملی حفاظت و نگهداری می. شود دسترسی، انتقال مدت نگهداری امحاء و به طور کلی اعمال مقررات آیین نامه در مورد اسناد مذکور تابع مصوبات هیئت مرکزی است.
- مرکز حفاظت به منظور حفاظت از بایگانی‌های راکد پرونده‌ها و اسناد مهم و ملی اشیاء و اموال آرشیوی تدابیر امنیتی و حفاظتی لازم را اتخاذ و نواقص و ایراد‌های موجود را حسب مورد به هیئت مرکزی استانی یا هیئت‌های موضوع ماده ۵ آیین نامه اعلام و مراتب را تا حصول نتیجه پیگیری می‌نماید. همچنین در کلیه مواردی که نقل و انتقال پرونده‌ها یا امحاء آنها ضروری باشد، حسب مورد مرکز حفاظت یا حفاظت و اطلاعات دادگستری کل استان و واحد مربوط نظارت لازم را به عمل می‌آورند.
دیگر مقررات
- مرکز آمار مکلف است ظرف شش ماه پس از تصویب آیین نامه به شرح زیر اقدام کند:
الف- ایجاد قابلیت‌های لازم برای مشخص کردن طبقه، دسته و مدت نگهداری پرونده‌های ثبت شده در سمپ با در نظر گرفتن امکان تغییر آن توسط مقام صالح.
ب- فراهم کردن زمینه دسترسی معاونت به سامانه در حدود تکالیف مندرج در آیین نامه.
پ- فراهم کردن دسترسی به سامانه برای انجام ماموریت‌های ابلاغی به معاونت راهبردی قوه قضاییه.
ت- پشتیبانی و ذخیره سازی داده‌ها در محلی امن مطابق ضوابط مربوط و تحت نظر مرکز حفاظت ت تهیه استاندارد‌های حفاظت و ایمنی با کسب نظر از مرکز حفاظت.
ج- الکترونیکی کردن کامل فرایند تکمیل کاربرگ خلاصه وضعیت پرونده.
چ- فراهم سازی شبکه و زیرساخت‌های نرم افزاری و سخت افزاری لازم.
- گردآوری، انتقال، مرمت، حفاظت، ثبت، معرفی و نمایش عمومی اسناد، اشیاء و اموالی که دارای ارزش آرشیوی است بر عهده معاونت می. باشد. معاونت مالی، پشتیبانی و امور عمرانی قوه قضاییه مکلف است به منظور فراهم نمودن امکانات لازم تجهیز بایگانی‌ها و ساماندهی اسناد، تهیه مکان مناسب جهت نگهداری اسناد و تشکیل موزه به پیشنهاد هیئت مرکزی نسبت به تخصیص و تامین منابع مالی مربوط اقدام کند.
- هیئت‌های استانی و هیئت‌های موضوع ماده ۵ آیین نامه مکلف اند ظرف یک ماه پس از تصویب آیین نامه، فهرست نیازها، چالش‌ها و برنامه‌های خود جهت ساماندهی بایگانی‌ها را تهیه و برای بررسی به معاونت ارسال کنند و معاونت با همکاری معاونت‌های ذیربط پس از جمع بندی مراتب را جهت اتخاذ تصمیم به هیئت مرکزی اعلام می‌کند.
- معاونت راهبردی قوه قضاییه اقدامات زیر را به عمل می‌آورد:
الف- در ارزیابی واحد‌های قضایی و روسا و مدیران مربوط ساماندهی پرونده‌های بایگانی و اجرای صحیح و مناسب مفاد آیین نامه را به عنوان یکی از شاخص‌های ارزیابی ملاک عمل قرار می‌دهد.
ب- با همکاری معاونت ظرف حداکثر ۳ ماه پس از تصویب آیین نامه کاربرگ‌های مربوط را تهیه یا اصلاح کند.
- معاونت منابع انسانی و امور فرهنگی قوه قضاییه با همکاری معاونت ضمن تهیه محتوای آموزشی مناسب دوره‌های آموزشی لازم را برگزار می‌کند.
- مسئولیت حسن اجرای آیین نامه در واحد‌های ستادی و قضایی با عالی‌ترین مقام آن مرجع و در استان‌ها با رؤسای کل دادگستری استان و نظارت بر اجرای آن در قوه قضاییه با معاونت است.
غلامحسین محسنی اژه‌ای رئیس قوه قضاییه
انتهای پیام/
ارسال دیدگاه
دیدگاهتان را بنویسید
نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *